Oggi la burocrazia prende una nuova forma. Con la digitalizzazione ci si ritrova spesso a chiedere come firmare un documento digitalmente ed è utile conoscere le varie possibilità per riuscire a individuare la soluzione più adatta alle proprie esigenze.
L’obiettivo, del resto, è quello di rendere quanto più snella possibile tutta la burocrazia. Da sempre questo è un grande problema a cui, però, oggi sembra esserci una soluzione grazie all’avanzata ormai inarrestabile della digitalizzazione.
Ecco perché sapere come firmare un documento non in presenza diventa fondamentale.
Firmare un documento digitalmente: ecco come
Quando si parla di gestione documentale si entra in un campo a volte decisamente complesso. Tuttavia oggi si tende a semplificare il tutto, proponendo delle soluzioni valide come ad esempio la firma elettronica.
La firma elettronica è valida al pari di quella apposta di persona, poiché alla base c’è una solida normativa che vale la pena di conoscere.
Possiamo dire che, tra tutti gli Stati, l’Italia è decisamente all’avanguardia per l’utilizzo della firma elettronica. Si tratta, infatti, del primo Stato che ha dato validità giuridica ai documenti digitali.
Si deve fare un salto indietro nel 1997 quando, con l’art. 14 L. 59/97, si stabilì che atti e documenti privati e della Pubblica Amministrazione, redatti con strumenti digitali hanno piena validità e rilevanza giuridica. Questo vale anche per i contratti e per la loro archiviazione.
Questo significa che sin dal 1997 i documenti firmati con firma elettronica hanno lo stesso valore di quelli cartacei.
Tuttavia si deve anche sottolineare che durante i primi anni, e prima del recepimento della Direttiva 1999/93/CE, esisteva un solo tipo di firma digitale.
Con l’arrivo del D. lgs n. 10/02 e del DPR 7 aprile 2003 n. 137 che hanno recepito la direttiva di cui sopra, il quadro normativo ha subito una prima modifica, ulteriormente ampliata con il Codice dell’Amministrazione Digitale.
Il valore probatorio del documento informatico è stato modificato ed è stato sottolineato che “Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile. L’utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria”. Da quel momento, inoltre, sono state previste tre tipologie di firma elettronica.
Per sottoscrivere un documento con firma elettronica sarà necessario seguire una procedura semplice e veloce, che farà quindi risparmiare tempo rispetto alla classica burocrazia.
L’iter per firmare con firma elettronica è piuttosto semplice. Va da sé che è necessario conoscere la tipologia di firma da utilizzare per capire come apporla sul documento di proprio interesse.
Le tre tipologie di firma elettronica
Ecco, quindi, che è importante conoscere le tre tipologie di firma elettronica per sapere come procedere.
Partiamo dalla più diffusa: la firma digitale.
Sebbene spesso si faccia confusione tra firma elettronica e firma digitale si tratta di due cose distinte. O meglio, è corretto dire che la firma digitale è una forma di firma elettronica.
Nello specifico, si tratta di firma elettronica qualificata che si basa su un sistema di chiavi crittografiche che permette di verificare l’autenticità della firma e l’integrità del documento informatico che si va a firmare.
Altra tipologia di firma elettronica è la firma elettronica avanzata. Si tratta di una firma ancora più sicura e protetta. In alcuni casi viene richiesto questo tipo di firma perché è necessario avere un riconoscimento del soggetto più strutturato ed è per questo che è utile esserne in possesso.
Infine, la firma elettronica semplice è quella che permette di apporre la propria firma su qualsiasi documento che non richieda le altre tipologie. Viene utilizzato il tratto grafico e questo la rende molto simile alla firma che si appone sui documenti cartacei. Si può anche firmare tramite One Time Password.
Come ottenere queste firme elettroniche? Scopri su questo sito le differenti tipologie di firma elettronicae individua quella più indicata alle tue esigenze: questo è il consiglio che possiamo darti.
La gestione documentale all’epoca della digitalizzazione
Oggi come oggi, con la cosiddetta digital transformation, tutto ciò che riguarda la gestione documentale in azienda ma non solo ha un nuovo aspetto.
Come detto, l’obiettivo è quello di snellire alcuni processi che altrimenti andrebbero a rilento. Non ci si può più permettere dei ritardi dovuti alla burocrazia e il senso di marcia è ormai questo. Non solo.
Avere la possibilità di gestire i documenti in maniera digitale è più comodo e permette di avere degli archivi virtuali che possono essere consultati con facilità anche quando non si è nella propria sede. Un vantaggio che di certo piace a chi ha fatto proprio il concetto di smartworking ma anche a chi è alla ricerca della soluzione vincente per gestire tutti i flussi di lavoro, i documenti e le firme degli stessi.
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