Come scegliere il giusto software per la tua attività

Il software gestionale è un elemento essenziale per qualsiasi attività o azienda ed è per questo che la sua scelta deve essere ponderata, affinché si possano svolgere tutte le operazioni in modo semplice ma efficace. L’obiettivo, infatti, è quello di ottimizzare tutte quelle operazioni che solitamente richiederebbero molto tempo e attenzioni per la gestione interna della propria attività.

E’ possibile trovare diversi tipi di software che all’apparenza possono sembrare perfetti ma che nel tempo si dimostrano non avere l’efficienza di cui si aveva bisogno. Come fare quindi, a scegliere il giusto software gestionale in base all’attività?

Gestione clienti e fornitori

Uno dei tanti motivi che ti hanno portato a scegliere un software è proprio la gestione dei clienti e fornitori; permette infatti di risparmiare del tempo prezioso nella raccolta e ricerca dei dati, creare un database completo con tutte le informazioni personali dei propri clienti o fornitori per emettere fatture o controllare pagamenti, contattarli per promozioni o solleciti e molto altro.

Multi-postazione e protezione

Inoltre, molte applicazioni gestionali permettono di avere postazioni aggiuntive dove più utenti possono accedere al database in contemporanea senza blocchi o connessioni deboli, con una rete locale se si è nella stessa struttura o un terminal service se si hanno più filiali. E’ un’opzione molto utile soprattutto quando diverse persone lavorano per la stessa attività e a distanza.

Questa opzione può richiedere un costo maggiore per ogni postazione aggiuntiva oppure disperre di un numero limitato di slot inclusi nel pacchetto, che può variare a seconda del software e della sua disponibilità.

Altro aspetto fondamentale è affidare la gestione dell’hardware e del software ad un Service Provider dedicato che si occupi di mantenere sicura e aggiornata l’intera infrastruttura.

Personalizzazione e prezzo

Per quanto si cerchi di avere un prodotto professionale, a volte è meglio optare per un software semplice, intuitivo ed efficace così che possa essere usato facilmente dai propri dipendenti. Un altro aspetto importante è la personalizzazione: attraverso questa funzione è possibile personalizzare la gestione dell’attività o dell’azienda e ottimizzare ulteriormente le operazioni quotidiane.

A tal proposito, possiamo distinguere tre fasce di prezzo dei diversi gestionali in commercio:

• quelli di fascia economica permettono di svolgere semplici operazioni quotidiane come l’emissione di fatture, la creazione di database, l’invio di e-mail, gestire un numero limitato di clienti. Se dobbiamo fare un paragone, è come avere una versione di Excel leggermente professionale;
• quelli di fascia media hanno qualcosa in più come una gestione più ampia del database, del magazzino, la contabilità – che in un’azienda è molto importante e da tenere periodicamente aggiornata – ed emettere anche scontrini e listini in attività di ristorazione e bar;
• infine, abbiamo quelli di fascia alta che promettono tantissime altre funzioni, più professionali e completi che si adattano alle grandi aziende. Nonostante siano complessi, garantiscono un’ottima gestione di tutte le attività e rispondono bene a ogni esigenza.

Inoltre, prima di scegliere un software gestionale bisogna rispondere a delle domande:

• cosa deve fare?
• quali sono le principali operazioni che deve svolgere nel minor tempo possibile?
• quanti dei dipendenti devono connettersi al gestionale?
• quanto sono disposto a spendere?

Rispondendo a queste poche domande, riuscirete sicuramente a capire quale dei tanti software fa per voi e per la vostra attività.

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