Microsoft Excel: perché utilizzarlo se lavori con i numeri

La mole di informazioni che oggi circola nel globo è incommensurabile. E spesso, alla propria scrivania, ci si ritrova ad aver a che fare con queste per giornate intere. Raccogliere dati, incrociarli, analizzarli…

Un compito gravoso, che porta via tanto tempo e preziose energie. Risorse indispensabili per godere la vita di tutti i giorni al di fuori del lavoro.

C’è però uno strumento informatico che può svolgere tutti questi compiti in maniera semplice per chiunque, senza il bisogno di diventare esperti programmatori: Microsoft Excel.

Ecco perché è utile per tutti imparare a utilizzarlo.

Il segreto per usare al meglio Excel: tra logica e problem solving

Excel fa parte della celebre suite di applicazioni Office, sviluppata dal colosso Microsoft.

Si presenta come un foglio di calcolo elettronico che permette di raccogliere dati in tabelle per poi incrociarli e analizzarli grazie a formule e funzioni.

Per quanto a prima vista possa sembrare un software fondato sul sapere matematico, in realtà le skill fondamentali che ruotano intorno a Excel sono il ragionamento logico e il problem solving.

Organizzando i dati inseriti e utilizzando le diverse funzioni offerte dal software, è possibile analizzare nel modo più profondo e preciso grandi quantità di informazioni.

E in un mondo dove le informazioni sono diventate più preziose dell’oro, si può capire bene quale strumento abbia in mano chi possiede Excel assieme alle competenze per utilizzarlo a pieno.

Non fa meraviglia, dunque, che i corsi online di Excel siano tra i percorsi formativi più ricercati del web.

Microsoft Excel: potrebbe essere il tuo “coltellino svizzero”?

Nei suoi 36 anni di esistenza, Excel è stato perfezionato continuamente con nuovi strumenti e funzioni sempre più efficienti e raffinate e con il miglioramento di quelle già esistenti.

Il risultato è quello che può essere considerato un vero e proprio “coltellino svizzero” nel mondo della raccolta informazioni e analisi dati.

Citare tutte le funzioni di Excel sarebbe inutile e pedante, ma di seguito illustriamo alcune delle più utili:

ordina dalla A alla Z – come è facile immaginare, consente di ordinare le informazioni inserite in ordine alfabetico crescente o decrescente. Ma anche in ordine quantitativo, se si tratta di dati numerici;
somma – utilizzando una funzione matematica, restituisce in una cella del foglio di lavoro la somma dei valori di un gruppo di celle definite nella formula stessa. Una sua variante è la “somma.se”. Essa svolge la stessa funzione della precedente ma permette di porre una condizione in assenza della quale il valore non viene preso in considerazione nel totale della somma;
cerca.vert – consente di ricercare informazioni su di una colonna in riferimento a dati indicati in un’altra colonna. Ad esempio, nel caso di chi gestisce stock di magazzino, permette di sapere a quale colore, indicato in una colonna, corrisponda un particolare prodotto, indicato in un’altra;
tabella pivot – consente di selezionare i dati che riteniamo più importanti ed estrarli da un’altra tabella per riorganizzarli secondo le nostre necessità.

L’asso nella manica di Excel: Power Query

Lo strumento forse più rivoluzionario introdotto in Excel è Microsoft Power Query.

È stato diffuso a partire da Excel 2016 ed era precedentemente conosciuto come “Get and Transform”.

Il suo scopo è gestire l’importazione, la modifica e il caricamento di dati a partire da altri file. Peraltro questi non devono essere necessariamente dei fogli di calcolo. Power Query è in grado di importare dati anche da altre tipologie di file come:

database SQL;
file di Access;
file CSV;
file XML.

E la lista non finisce qui. Power Query è in grado di dialogare con una miriade di formati doversi tra loro estrapolandone i dati.

Questo può essere utile, ad esempio, quando c’è la necessità di applicare periodicamente le stesse modifiche a diversi file.

In questi casi, evitando di ripetere le stesse operazioni ogni qual volta ce ne sia la necessità, tramite Power Query è possibile creare un file noto come “Query” che contiene le varie modifiche effettuate la prima volta.

A partire da queste informazioni, il software permette di ripetere le stesse modifiche con un singolo click, riducendo al minimo il lavoro necessario per l’operazione.

Ecco in sintesi le tante funzioni di questo strumento multiuso.

Imparare a utilizzare Microsoft Excel dà la possibilità di alleggerire enormemente il carico di lavoro nella raccolta e analisi di dati e informazioni, senza ridurre la qualità del lavoro ma, anzi, migliorandola nettamente.