L’era del web che caratterizza i tempi in cui viviamo ci consente di affrontare temi un tempo impensabili. Basti pensare ai protocolli legati alla privacy, alle indicizzazioni dei motori di ricerca, o – anche e soprattutto – a tutto quello che riguarda la digitalizzazione dei processi lavorativi, degli ambiti personali o di quelli professionali.
Digitalizzazione è probabilmente la parola chiave del nostro millennio. Tutto, oggi, può essere digitalizzato: dalla carta d’identità ai progetti universitari, dai rapporti professionali fra interlocutori di un’azienda sino addirittura a quelli interpersonali.
Ma se c’è un aspetto della vita che più di tutti viene investito dalle sconfinate possibilità di digitalizzazione, quello è sicuramente l’ambito delle documentazioni cartacee d’ogni genere.
Viviamo in un’era in cui ogni processo aziendale, ogni acquisto e quasi ogni azione implicano la creazione di un documento cartaceo, il quale – soprattutto nel caso delle aziende – va opportunamente schedato, organizzato e conservato.
Vien da sé che questo è un approccio destinato a sparire, poiché in un’ottica di lungo termine sarebbe impensabile credere di poter destinate “spazio infinito” alla conservazione dei documenti (oltre all’immane spreco di carta).
Per fortuna, nell’ambito digitale il concetto di “spazio fisico” non esiste. O meglio, esiste ma tende naturalmente all’infinito. Ecco perché decidere di digitalizzare i propri documenti da carta per risparmiare molto spazio è sicuramente la scelta migliore, sia se sei un professionista sia per gli ambiti personali della tua vita. Vediamo perché.
Digitalizzare documenti aziendali
Rendere digitali gli archivi della tua azienda, se ne possiedi una, è vantaggioso per molti motivi: anzitutto, come detto, consente di risparmiare moltissimo spazio all’interno dell’ufficio, spazio che può essere riservato ad attività più efficaci e soprattutto più utili per l’azienda, come la vendita, lo stoccaggio delle merci o quant’altro.
In secondo luogo, la digitalizzazione consente di prevenire l’inevitabile deterioramento dei documenti, che nel caso delle aziende diventa davvero un bel problema dal momento che la maggior parte dei “fogli” custoditi ha una valenza legale o fiscale, e come tale, da legge, i documenti vanno conservati anche per diversi anni.
Collegato a quest’ultimo aspetto, c’è il concetto di protezione: un foglio “volante” può essere perduto, a differenza di uno digitale opportunamente conservato (a patto di rivolgersi a professionisti della digitalizzazione dei documenti, dettaglio non di poco conto quando parliamo di materiale aziendale sensibile)
Digitalizzazione dei documenti personali
Quando si parla di digitalizzazione, si tende sempre a parlare degli aspetti professionali, poiché giustamente nella maggior parte dei casi le esigenze di questo tipo sono legate alle aziende. Tuttavia questo non è sempre vero e soprattutto la digitalizzazione dei documenti può rappresentare un grande vantaggio anche per gli ambiti personali della vita.
Pensiamo ai documenti fiscali di natura personale che siamo chiamati a custodire per legge, come i contratti d’affitto, le ricevute delle multe, le garanzie degli elettrodomestici etc.
Non solo: le foto, vecchi biglietti e tutto quel che attiene alla sfera emotiva, sono tutte cose che hanno un immenso valore personale e come tale vanno archiviate e custodite scongiurando il rischio di smarrimento o deterioramento.
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